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Si cela vous semble familier, c’est que votre support informatique consacre probablement la majeure partie de son temps à éteindre les feux. Votre support informatique est en mode « Ça ne fonctionne plus, réparons-le », soit une gestion des problèmes quotidiens au fur et à mesure qu’ils se présentent. Un employé ne peut pas imprimer un fichier PDF à partir de Caseware, un ordinateur est tombé en panne et a perdu des données client, et un autre employé a téléchargé un virus. Pendant ce temps, quelqu’un a installé une nouvelle version de Tax Prep, puis découvert que le système d’exploitation doit également être mis à niveau en raison d’une incompatibilité. En conséquence, le personnel informatique n’a que peu ou pas de temps pour être proactif, ce qui réduirait les temps d’arrêt réactionnaires et imprévus.

Avec toutes ces distractions, qui examine les implications à long terme de l’expansion et du développement de votre infrastructure informatique pour répondre à la croissance de votre entreprise? Personne.

Une étude réalisée par l’American Institute of CPAs a révélé que 92% des comptables professionnels agréés ont déclaré ne pas être prêts pour l’avenir; si vous ne l’êtes pas, vous devriez prendre les mesures pour le devenir dès aujourd’hui.

Le défi du support informatique interne
Vous souvenez-vous de votre dernière grave interruption d’activité liée à l’informatique? La réponse et la résolution du problème correspondaient-elles à tout ce dont vous espériez? Avez-vous fait confiance à votre équipe interne d’une ou deux personnes? Et s’ils étaient en vacances, malades ou inaccessibles?

Peut-être avez-vous rencontré ces situations et engagé un technicien informatique externe pour résoudre les problèmes. Quels ont été les coûts directs pour votre entreprise une fois que les frais de déplacement, les heures supplémentaires ou les frais d’indexation et les réparations matérielles / logicielles ont correctement été pris en compte? N’oublions pas d’ajouter à cela le temps d’indisponibilité de l’entreprise pendant que le technicien se rend à votre bureau, prenant entre 24 et 48 heures (ou plus) pour régler le tout. Résoudre les problèmes de manière réactive peut quelques fois prendre plus d’une journée.

Pour éviter les pannes critiques, vous pouvez notamment vous assurer que votre environnement soit surveillé en permanence. La surveillance permet également de contrôler et d’éviter les atteintes à la sécurité, les virus et les cyberattaques. Cependant, ce n’est pas quelque chose que la plupart des petites entreprises peuvent faire par elles-mêmes. Cela nécessite un investissement dans des logiciels et du matériel sophistiqués, ainsi que la présence d’un support technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Si votre support informatique est principalement réactif, résolvant les problèmes dès qu’ils surviennent, et non proactif, qui a le temps de veiller à ce que vous vous conformiez aux réglementations gouvernementales et de l’industrie? Votre entreprise doit faire preuve de diligence pour se conformer aux exigences de sécurité et être en mesure de prouver que vos systèmes internes sont protégés contre les cybercriminels.

Êtes-vous satisfait de votre système de sauvegarde de données actuel? Pouvez-vous y accéder assez rapidement en cas d’urgence? Êtes-vous confiant que votre entreprise peut se remettre en ligne ou accéder aux données perdues avec un minimum de perturbations, peu importe les circonstances? Encore une fois, vous devez vous assurer de posséder cette expertise, qu’elle soit en interne ou sous-traitée par une équipe de professionnels.

Aller de l’avant pour être « Prêt pour l’avenir »
De nombreux cabinets comptables délaissent certains de leurs problèmes de sécurité et de protection de données en optant pour des solutions de l’infonuagique. Le sondage mené par The National Management of an Accounting Practice a révélé que 56% des entreprises de comptables professionnels agréés interrogées utilisaient des logiciels en nuage. Pourquoi? C’est très simple. Le nuage offre une sécurité, une fiabilité, une gestion des logiciels, une continuité d’activité, une reprise après sinistre et une disponibilité sécurisées, améliorées, accessible de n’importe où et à tout moment, sur n’importe quel appareil. Tous les grands éditeurs de logiciels travaillant dans le secteur de la comptabilité ont déjà recours au nuage.

Grâce au nuage, les comptables peuvent fournir aux propriétaires d’entreprise des informations en temps réel qui peuvent aider à améliorer l’expérience client et le processus de prise de décision. De plus, vos employés peuvent se concentrer sur ce qu’ils devraient faire, soit générer des revenus, sans devoir s’improviser support technique interne en cas de problème avec le système.

Quelle que soit la direction que vous prenez, assurez-vous de bien faire vos devoirs et veillez à ce que les éléments suivants soient en place :

• Une politique de sécurité utilisant les meilleures pratiques de l’industrie
  
• Formation annuelle de sensibilisation aux risques et à la sécurité pour tout le personnel
  
• Un plan d’archivage solide : sachez comment gérer les données toujours plus nombreuses à stocker pour le compte de vos clients
  
• Une méthode sécurisée d’envoi et de réception de fichiers clients
  
• Mises à jour du logiciel par secteur d’activité (Caseware, Taxprep, etc.) exécutées rapidement.
  
• Une compréhension complète de votre stratégie de sauvegarde et de ce à quoi vous attendre lorsque vous avez besoin de récupérer
  
• Un plan complet de reprise après sinistre et de continuité des opérations

Si vous n’utilisez toujours pas le nuage, apprenez-en davantage sur ce qu’il pourrait vous apporter que vous n’avez pas. Si vous l’utilisez déjà, prenez le temps de vous assurer que vous êtes sécurisé selon vos besoins.