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Il ne fait aucun doute que les outils de productivité de Microsoft 365 ont le potentiel de changer la façon dont une entreprise fonctionne. Pourtant, trop souvent, les entreprises se demandent comment utiliser ces outils plus efficacement que des années après leur lancement. La bonne nouvelle est que cela peut être évité en adoptant une approche différente face à son déploiement. Si nous renonçons aux déploiements à usage spécifique, organiques et axés sur l’utilisateur, nous pouvons créer quelque chose qui fonctionnera aujourd’hui et qui se développera et s’adaptera à l’entreprise au fil du temps.

Le grand secret : Microsoft 365 aime la structure
Pensez aux différentes pièces de la plate-forme 365 comme des blocs Lego. Sans structure ni plan, les pièces ne s’assemblent pas pour former un produit cohérent. Cependant, avec le bon plan, vous pouvez obtenir une productivité énorme à partir de ces blocs initiaux.

Alors, qu’entendons-nous par structure avec Microsoft 365? En créant des équipes et des canaux dans les équipes Microsoft, vous créez également des groupes Microsoft 365 et des sites d’équipes SharePoint. En d’autres termes, vous empilez les blocs Lego, peut-être sans même vous en rendre compte. Ce faisant, chaque déploiement crée sa propre structure d’information sous-jacente qui décrit la relation entre les utilisateurs, les communications et le contenu.

La grande question est de savoir si la structure que vous créez fonctionnera pour votre entreprise... maintenant et dans 5 ou 10 ans? Rien n’a autant d’impact sur le succès d’un déploiement de Microsoft 365 que la structure d’information sur laquelle il est configuré. Les grandes entreprises ont des dizaines d’années d’expérience dans le déploiement de plateformes logicielles d’entreprise et les préoccupations de gestion de l’information nécessaires à leur succès. Cette expertise a été lente à se répandre dans le secteur des PME et à avoir un impact sur les déploiements de Microsoft 365.

La bonne nouvelle est qu’une planification initiale relativement limitée peut produire un déploiement Microsoft 365 sur mesure pour l’entreprise. Cette planification nécessite la définition de la structure d’information sur laquelle les différentes composantes de Microsoft 365 seront configurées. La structure d’information définit la relation entre les utilisateurs, les communications et le contenu spécifique à l’entreprise. Lorsqu’il est réalisé efficacement, le système qui en résulte est intuitif pour les employés, ce qui réduit les besoins de formation et élimine la nécessité d’équipes ou de canaux à usage spécifique, car il y a une place pour tout. Fournissez cette structure d’information sous-jacente pour votre déploiement Microsoft 365 et vous en verrez les avantages pour les années à venir.