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Aujourd’hui, êtes-vous en mesure de lister chaque logiciel, fichier ou base de données utilisés par votre équipe? Vous seriez sûrement surpris du nombre d’informations qui est emmagasiné à gauche et à droite, en double saisie et souvent inutilement. Prenez le temps de faire le tour de l’organisation afin d’identifier et de lister les outils de chacun. 

En voici quelques exemples :

• Logiciel comptable / ERP;

• Fichier Excel pour maintenir de l’information en parallèle;

• Fichier Word pour l’impression d’étiquettes;

• Base de données Access pour la gestion de contacts;

• Application sur le web pour la gestion des ressources humaines; • Application personnalisée pour les ventes

Cet exercice ne doit pas être pris à la légère. Il est souvent exécuté par une tierce organisation ou un consultant. L’idée est de bâtir une matrice qui indiquera, entre autres, l’outil, les utilisateurs, le degré de connaissance ainsi que la pertinence.

À partir des résultats de l’inventaire, il faut passer à l’étape de remise en question. En collaboration avec les membres de l’organisation, l’exercice à faire sera de :

• Valider la raison d’être de chaque outil;

• Éliminer tout outil qui n’apporte aucune valeur ajoutée;

• Tenter d’intégrer tous les outils qui requièrent une double saisie;

• Et surtout, d’optimiser les outils qui sont sous-utilisés.

Maintenant que vous avez un inventaire épuré, assurez-vous de le maintenir à jour et veillez à ce qu’il évolue rigoureusement.

Afin de maintenir une utilisation optimale de vos outils, assurez-vous que votre équipe les maîtrise convenablement :

• En donnant toute la formation requise;

• En identifiant des « power users » qui veilleront au bon fonctionnement et à la maîtrise de chacun;

• En faisant des manuels de procédures qui identifieront les protocoles de saisie ainsi que l’utilisation que vous souhaitez;      • Il ne faut pas oublier l’entretien.

Certains croient économiser en ne gardant pas à jour les outils informatiques. C’est peut-être vrai à court terme, mais il faut maintenir une vision selon laquelle on se fait toujours rattraper par la technologie. Dans un contexte hautement concurrentiel, le maintien des mises à jour des applications est souhaitable de concert avec une maîtrise appropriée des outils afin de maximiser l’ensemble des nouvelles fonctions disponibles.

 En conclusion, il ne faut pas sous-estimer l’aspect humain dans toute cette démarche. Plusieurs ont de vieilles habitudes et se sécurisent avec leurs propres petits outils qu’ils ont créés au fil des années. Assurez-vous d’une bonne transition et gérez le changement convenablement.