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De plus en plus d’entreprises sont obligées d’archiver les courriels afin de respecter des législations comme la loi Sarbanes-Oxley1, laquelle a été passée afin d’appliquer les normes de gouvernance corporative et les codes d’éthique. D’autres entreprises se sont tournées vers l’archivage comme une solution à long terme rentable permettant de résoudre des problèmes de sécurité et de stockage à la suite du volume grandissant de courriels.

Que dites-vous? Vous ne faites pas d’archivage avec Exchange? Toujours pas d’archivage avec Outlook? Les quatre arguments qui suivent pourraient vous faire changer d’idée. 

 4 bonnes raisons en faveur de l’archivage des courriels

 1- Les exigences de conformité et réglementaires : les organisations réglementaires et les agences gouvernementales comme la Commission des valeurs mobilières (Securities and Exchange Commission) ont établi des exigences strictes en matière de conservation des courriels tant au niveau de leur accessibilité que de leur sécurité. Pour se conformer à ces exigences, les organisations doivent établir des systèmes d’archivage qui conservent et protègent adéquatement les courriels, garantissant qu’on puisse y accéder (sans les altérer de quelque façon que ce soit) dans un délai de temps raisonnable. 

 2- Les investigations informatiques et judiciaires : dans le cas d’un audit, d’une investigation informatique sur votre entreprise ou votre personnel, les chances sont bonnes qu’on vous demande de produire une bonne quantité de courriels, si ce n’est une quantité très importante. Seriez-vous en mesure de le faire rapidement et sans y consacrer l’ensemble de votre personnel? Une solution d’archivage permet de stocker vos dossiers de courriel de manière systématique et sécurisée dans un dépôt où la recherche est facile et où toute falsification est impossible.

 3- Le stockage de données : avec le nombre croissant de courriels qui circulent de nos jours, un serveur atteint rapidement sa capacité maximale. Une solution d’auto archivage vous permet de transférer les messages et de maximiser la performance de votre serveur. Ce processus minimise également les coûts de stockage et rend la restauration beaucoup plus facile dans l’éventualité où le serveur tombe en panne. 

 4- La continuité des opérations et la reprise après sinistre : pensons à toutes les informations précieuses qui se trouvent dans la boîte de réception et les boîtes d’envoi de tous les employés de votre entreprise. Si vos serveurs de courriel et vos systèmes locaux de données devenaient inaccessibles, seriez-vous en mesure d’accéder à un dossier comprenant l’ensemble de vos courriels? Si vous archivez, vous le pourrez. 

L’archivage des courriels n’est pas une sauvegarde des courriels 

Il est important de se rappeler que l’archivage est plus qu’un simple stockage et ce n’est pas la même chose qu’une sauvegarde. L’archivage est une approche systématique visant la préservation des informations (intactes et non modifiées) contenues dans les messages courriel dans un environnement sécurisé et non productif où l’on peut y faire des recherches rapides afin d’y accéder à une date ultérieure. L’archivage est une pratique d’excellence répondant à des préoccupations fonctionnelles et réglementaires ainsi qu’à des préoccupations légales comme l’investigation informatique, la mise en suspens pour des raisons juridiques et l’évaluation préliminaire des cas.

Cependant, la gestion d’une solution d’archivage des courriels peut représenter un processus délicat et long. Quels messages devez-vous archiver et pendant combien de temps? Conserver des messages ne serait-ce qu’une minute de trop pourrait vous mettre dans l’eau chaude.

Pourquoi choisir l’archivage hébergé? Les entreprises n’ont pas toujours les ressources requises pour garantir une politique d’archivage des courriels bien planifiée et constante ou ne veulent tout simplement pas les tracas qui découlent de gérer soi-même cet archivage. Une solution hébergée peut être mise en place rapidement pour sauvegarder automatiquement les bonnes données au bon endroit pendant une période de temps adéquate. Cela pourrait même vous aider à économiser d’importantes sommes d’argent.

* «Best Practices in Email, Web and Social Media Security», Osterman Research Survey Report, November 2013

1 Sarbanes-Oxley Act of 2002, Public Law 107 - 204 - July 30, 2002. 116 Stat. 745