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En fait, la mise en place du bureau sans papier n’est pas de supprimer les imprimantes et de refuser aux postiers d’entrer dans le bureau, mais c’est aussi de savoir comment les documents seront traités.

C’est ce qu’on appelle la gestion du processus d’affaires. Les processus d’affaires (ou workflows) sont essentiels à mettre en place de façon électronique pour permettre à un bureau de fonctionner sans avoir de suivi papier. Ainsi, vous pourrez créer des processus d’affaire en relation avec des documents qui entrent ayant des paramètres spécifiques (par quelle adresse courriel est entré le document, dans quel répertoire est-il déposé, quel est le contenu du document, etc.).

L’avantage de la gestion électronique de documents, c’est qu’une fois que vous avez mis en place des processus d’affaires de façon électronique, les logiques informatiques permettront de suivre l’évolution d’une demande, quelle qu’elle soit. Votre équipe aura, par le système de gestion électronique de documents, définit des actions spécifiques à effectuer à des moments précis pour chacune des requêtes.

Par exemple, vous pourriez intégrer cette solution dans le processus d’affaire de réception des marchandises et paiement des factures. Le document sera reçu à l’adresse de courriel ([email protected]) ou par la poste (le document sera numérisé puis déposé dans un répertoire spécifique ou reconnu avec un code-barres ou QR-Code), puis le système capturera automatiquement cette facture, effectuera la reconnaissance de caractères, permettra le vidéo codage du document pour ensuite demander à votre comptable de confirmer les chiffres qui ont été perçus par les systèmes informatiques; qu’ils soient approuvés, et ensuite transférés automatiquement dans le système de comptabilité. Une fois ce processus terminé, une demande d’autorisation de paiement sera transférée à l’équipe de direction pour approuver le paiement de la facture, et ceux-ci ont sept jours pour approuver. Une fois la ou les approbations reçues pour le document concernant l’autorisation de paiement, l’équipe de l’entrepôt recevra une demande de confirmer la réception de la marchandise. Lorsque la réception de la marchandise est confirmée, l’équipe de comptabilité se feront aviser qu’ils ont 15 jours pour effectuer le paiement, tout en confirmant chacune des étapes au fournisseur. Dès que le chèque ou le virement électronique a été transmis, la tâche pourrait être archivée et retrouvée rapidement dans la base de données grâce aux métadonnées (metadata) présentant des documents et les informations entrées par
votre équipe.

« L’avantage de la gestion électronique de documents, c’est qu’une fois que vous avez mis en place des processus d’affaires de façon électronique, les logiques informatiques permettront de suivre l’évolution d’une demande, quelle qu’elle soit. »

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