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Êtes-vous préparé à tout perdre?

Posted by Stéphane Trépanier, Hector Solutions d’Affaires 18-12-2019 04:33 PM

Vendredi 7 juin 2019 5h05, ma vie bascule. Je reçois un appel de l’un de mes associés. Il m’informe qu’il y a un incendie dans le centre commercial où nos bureaux sont situés. Des flammes de plus d’un mètre surgissent de la porte de notre entrepôt et une dense fumée noire s’échappe du toit, couvrant plus de la moitié du centre commercial.

J’arrive sur place vers 5h20! Trois autres de mes associés arrivent dans les minutes qui suivent. C’est du moins la perception que j’ai, car j’avoue avoir perdu la notion du temps depuis l’appel de 5h05. Nous sommes tous ébranlés et impuissants face à la scène.

Nous constatons rapidement que nos bureaux et la boutique sont gravement touchés et que nous ne serons plus en mesure de fournir nos services à partir de cet emplacement. Nous établissons une cellule de crise au domicile de l’un de nos charitables employés qui habite à deux minutes de nos bureaux.

Bien que l’évènement soit couvert par Salut Bonjour, LCN et publié sur le site du Journal de Montréal, nous devons d’abord informer nos clients afin qu’ils comprennent de quoi il en retourne. Nous nous devons de publier sur Facebook et LinkedIn. Nous modifions également le message sur le téléphone, nos cellulaires personnels et nos courriels afin de les informer de la situation.

Par la suite, il est important d’assurer la continuité de nos services. Certains employés se chargent de poursuivre le service sur la route. D’autres s’occupent du centre de support en s’installant temporairement à leur domicile en redirigeant les appels sur leur cellulaire. Finalement, certains procèdent déjà à la récupération de nos données et serveurs afin de reconstruire temporairement notre infrastructure en infonuagique.

Vient ensuite la relocalisation de nos bureaux et de la boutique. En temps normal, nous aurions pris le temps de vérifier les bureaux et locaux à louer dans un rayon rapproché. Mais par un heureux hasard, le deuxième étage de l’édifice adjacent est libre.

Nous avons besoin rapidement d’un accès Internet, de tables, de chaises, d’ordinateurs, d’écrans, de clavier, de souris... pour fonctionner. La personne aux achats se charge de commander le nécessaire à partir d’une liste de matériels bien établie pour fonctionner.

Bref, grâce à un plan de relève et le travail de tous, à 19h00 ce même jour, nous étions dans nos locaux temporaires avec une connexion Internet, des chaises et des tables pliantes. Le lundi suivant, soit le 10 juin, nous avions reçu étagères, ordinateurs, moniteurs et déjà un petit inventaire de matériels à revendre pour la boutique.

Je vous dispense de certains détails et obstacles auxquels nous avons dû faire face, car l’intention première de cet article est de vous faire réaliser l’importance d’un plan de relève. Nous n’aurions jamais pu être opérationnels et fonctionnels aussi rapidement sans celui-ci. Ne faites pas l’erreur de penser que cela n’arrive qu’aux autres. Établissez un plan de relève permettant de maintenir un minimum d’opérations et de fonctionnalités. Ce dernier pourrait vous prémunir de la fin de vos opérations.

P.-S. : Hector Solutions d’Affaires et STR Micro tiennent à souligner l’effort et le dévouement de tous nos employés durant cette épreuve. Nous tenons aussi à remercier la contribution de nos fournisseurs et partenaires, mais surtout nos clients pour leur compréhension.

Stéphane Trépanier, Hector Solutions d’Affaires.