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Services de gestion d’impression : Un guide pour les petites entreprises

Posted by Adrian Ghira, GAM Tech 21-03-2022 11:27 AM

Les services d’impression gérés (MPS) sont des services offerts par un fournisseur externe qui s’occupe de toutes les parties des fonctions d’impression de votre entreprise, y compris les imprimantes, les copieurs, les numériseurs et les télécopieurs. 

Un fournisseur de services de gestion d’impression assurera la gestion des documents, évaluera vos besoins, remplacera le matériel inefficace, supervisera et entretiendra les équipements, les pièces et les fournitures.

Qui utilise les services de gestion d’impression?
Les grandes entreprises ne sont pas les seules à bénéficier et à dépendre des services de gestion d’impression. Un propriétaire de petite entreprise ou une entreprise de taille moyenne peut trouver d’excellentes solutions de gestion d’impression pour faire des économies : gain de temps, d’argent et d’innombrables ressources.

Non seulement les systèmes MPS contribuent à améliorer l’efficacité du flux de travail, la qualité, le contrôle et la sécurité des documents, mais il est également prouvé qu’ils permettent de réduire les coûts d’impression de l’entreprise de 30% ou plus.
Mieux encore, les MPS constituent un investissement extrêmement abordable. Avec le montant que vous économiserez sur les coûts liés à l’impression, ces services seront plus que rentabilisés, tout en réduisant les dépenses d’investissement et en améliorant le flux de trésorerie.

Alors, comment savoir si les services de gestion d’impression conviennent à votre entreprise? Voici quelques avantages clés à considérer...

Avantage n° 1 — Les services d’impression permettent de gagner temps et efficacité
Entre les bourrages papier, les messages d’erreur, le manque d’encre et les dysfonctionnements purs et simples, les appareils anciens et obsolètes représentent une perte de temps et d’argent colossale.

Pensez au temps que vous passez à traiter les problèmes de matériel, à attendre les réparations, à remplacer et à commander des fournitures. Les services de gestion d’impression vous aideront à récupérer votre temps. En plus de fournir un équipement fiable et fonctionnel, ils identifieront et préviendront ce type de problèmes, vous permettant ainsi de vous concentrer sur d’autres choses.

Avantage n° 2 — Les solutions de gestion d’impression permettent d’économiser de l’argent et de réduire les coûts
Comme nous l’avons déjà mentionné, les solutions de gestion d’impression vous feront économiser beaucoup de temps et d’argent en ce qui concerne les réparations des appareils. Saviez-vous que ces services complets sont fournis moyennant des frais mensuels fixes et prévisibles?

Dans de nombreux cas, les petites entreprises n’ont aucune idée de ce qu’elles dépensent en périphériques et en accessoires d’impression (qui peuvent vraiment s’accumuler). Avec l’aide d’un fournisseur MPS, vous aurez enfin une base de référence pour savoir combien vous dépensez.

Vous pourrez donc trouver des moyens de réduire encore plus vos coûts.

Avantage n° 3 — Les solutions d’impression conviviales augmentent la productivité
Les services de gestion d’impression vous éviteront, à vous et à vos employés, de perdre un temps infini à gérer les bourrages, les dysfonctionnements divers, à rechercher le toner, à changer les cartouches, etc.

Mais ce n’est pas tout.

Il incombe également à votre fournisseur d’évaluer vos
besoins actuels et futurs tout en s’assurant que les ressources de l’entreprise sont utilisées efficacement. Il créera un programme sur mesure, spécialement conçu pour vous aider à atteindre vos objectifs, afin de rationaliser vos opérations et d’augmenter vos bénéfices.

De plus, les services de gestion d’impression peuvent aider votre entreprise à atteindre ses objectifs de transformation numérique.

Votre fournisseur doit analyser :

  • Le matériel d’impression actuel.
  • Le flux d’impression et de documents.
  • L’emplacement des imprimantes et les environnements d’impression.
  • Les niveaux de sécurité de chaque appareil.
  • La sortie de documents.
  • Les coûts actuels des fournitures.
  • L’impression en déplacement (mobile).

Avantage n° 4 — Réduire l’impact environnemental
Les appareils obsolètes sont connus pour leur gaspillage de papier, de toner et d’électricité. En tant que tels, les processus rationalisés fournis par la gestion des impressions réduiront instantanément votre impact environnemental. De plus, lorsque vous commencerez à suivre et à identifier votre utilisation avec l’aide de votre fournisseur, vous serez en meilleure position pour apporter des changements et réduire encore plus votre empreinte.

Avantage n° 5 — Amélioration de la sécurité de l’information pour les travaux d’impression
Maintenant qu’il n’a plus à résoudre les problèmes d’impression, votre service informatique peut se consacrer à des tâches plus importantes.

Mieux encore, votre fournisseur MPS devrait aller plus loin en identifiant et en prévenant tous les risques de sécurité liés à l’impression et à la propriété intellectuelle auxquels votre entreprise peut être confrontée quotidiennement.

Vous pouvez vous adresser à lui pour obtenir des solutions personnalisées conçues pour atténuer les risques, ce qui peut inclure l’utilisation de procédures de signature des imprimantes, l’élimination appropriée des documents et la mise en œuvre de solutions de sécurité réseau pour réduire les violations de données.

Comment choisir un fournisseur de services de gestion d’impression pour votre petite entreprise?
Lorsqu’il s’agit du succès de votre entreprise, avoir les bons partenaires fait toute la différence.

Si vous essayez de choisir un fournisseur de services de gestion d’impression pour votre entreprise, nous vous recommandons de lui poser certaines des questions suivantes :

  • Avez-vous des outils d’analyse qui me permettront de savoir combien je dépense dans mes processus d’impression actuels?
  • Quelle expérience avez-vous des organisations semblables à la mienne?
  • Y a-t-il des clients précédents qu’il m’est possible de contacter?
  • Comment allez-vous m’aider à améliorer le flux de documents?
  • Comment vos solutions s’intégreront-elles à mon infrastructure informatique actuelle?
  • Comment allez-vous prévenir les menaces potentielles pour la sécurité?
  • L’impression à partir du cloud, des serveurs d’impression ou de l’impression mobile sera-t-elle facile?
  • Votre technologie est-elle économe en énergie? Proposez-vous des services de réduction et de recyclage des déchets?
  • Comment mesurez-vous le succès?
  • Quelles analyses ou quels rapports fournissez-vous?
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages des services et solutions de gestion d’impression? Parlons-en! Contactez dès aujourd’hui votre revendeur affilié local Millenium Micro.
Adrian Ghira, GAM Tech.
https://www.gamtech.ca